Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Versione 2026-10-16 · Allegato ai Termini di servizio

Si applica a ogni azienda che usa TeamTime per registrare le presenze dei propri dipendenti e si accetta insieme ai Termini, al momento dell'abbonamento.

1. Parti e oggetto

Titolare del trattamento: l'azienda cliente che attiva un abbonamento a TeamTime (di seguito "Cliente"), con i dati indicati al momento dell'iscrizione.

Responsabile del trattamento: Maurizio Polverini, titolare del servizio TeamTime, Via del Trullo 454, Roma, codice fiscale PLVMRZ89P09H501L, e-mail amministrazione@teamtimeapp.it (di seguito "TeamTime").

Con TeamTime il Cliente registra le presenze dei propri dipendenti. Per questi dati il Cliente decide perché e come trattarli; TeamTime li tratta solo per suo conto, come previsto dall'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Questo accordo vale per tutta la durata dell'abbonamento e prevale sui Termini di servizio per tutto ciò che riguarda la protezione dei dati.

2. Dettagli del trattamento

Voce	Contenuto
Interessati	Dipendenti e collaboratori del Cliente che timbrano con l'app
Dati	Nome e cognome, azienda di appartenenza, orari di entrata e uscita, uscite dimenticate inserite dal dipendente, tipo di telefono; posizione come indirizzo al momento della timbratura, solo se il Cliente attiva il GPS
Dati particolari (art. 9 GDPR)	Nessuno
Finalità	Registrare le presenze e metterle a disposizione del Cliente nel Registro Online; se il Cliente lo usa, rispondere alle sue domande sulle presenze con l'Assistente AI
Operazioni	Raccolta, conservazione, consultazione, esportazione, cancellazione
Durata	Per tutta la durata dell'abbonamento; il registro conserva almeno le ultime 350 timbrature, in base al piano scelto

3. Obblighi di TeamTime

TeamTime si impegna a:

trattare i dati solo per fornire il servizio e secondo le istruzioni del Cliente, che sono questo accordo, i Termini di servizio e le impostazioni scelte nel Registro Online. Se un'istruzione gli sembra contraria alla legge, lo segnala subito al Cliente;
non usare i dati per scopi propri, per pubblicità o profilazione, e non venderli;
far trattare i dati solo a persone tenute alla riservatezza;
adottare le misure di sicurezza della sezione 5;
aiutare il Cliente a rispondere ai dipendenti che esercitano i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione e gli altri degli artt. 15–22 GDPR). Se un dipendente scrive direttamente a TeamTime, la richiesta viene inoltrata al Cliente entro 5 giorni lavorativi;
aiutare il Cliente, per quanto di sua competenza, con valutazioni d'impatto e consultazioni del Garante (artt. 35–36 GDPR);
mettere a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo (sezione 7).

4. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza TeamTime ad avvalersi dei fornitori qui sotto. Ciascuno è vincolato a obblighi di protezione dei dati non inferiori a quelli di questo accordo, nei limiti indicati nella colonna "Garanzia".

Fornitore	Attività	Dati dei dipendenti	Dove	Garanzia
Airtable (Formagrid Inc.)	Archivio delle presenze	Tutti i dati della sezione 2	Stati Uniti	DPA di Airtable con Clausole Contrattuali Standard
Koyeb	Server che collega app e sito all'archivio	Dati in transito; registro delle chiamate con le sole iniziali, cancellato dopo 7 giorni	Francoforte, Germania	UE
OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.)	Assistente AI del Registro Online, solo quando il Cliente lo usa	Solo iniziali dei dipendenti, date, orari e ore lavorate; nessun nome completo né posizione	Irlanda; possibili trasferimenti negli Stati Uniti	DPA di OpenAI: Clausole Contrattuali Standard o decisione di adeguatezza per i dati che escono dall'UE
Sentry (Functional Software Inc.)	Segnalazioni di errore dell'app	Nessun nome: solo dati tecnici	Regione UE (Germania)	DPA di Sentry (Data Privacy Framework e Clausole Contrattuali Standard)
geocode.maps.co (My Maps Inc.)	Trasforma le coordinate in indirizzo, solo con GPS attivo	Coordinate, senza nome	Stati Uniti	Nessun contratto; riceve solo coordinate
Telegram	Notifiche interne di servizio	Iniziali, azienda, orario; cancellate dopo 90 giorni	Paesi Bassi	UE

TeamTime avvisa il Cliente per e-mail almeno 15 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Se il Cliente si oppone per motivi legati alla protezione dei dati e non si trova una soluzione, può recedere dall'abbonamento senza penali.

TeamTime resta responsabile verso il Cliente per l'operato dei propri sub-responsabili.

5. Sicurezza e violazioni dei dati

TeamTime adotta misure adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui:

comunicazioni cifrate (HTTPS) tra app, sito e server;
accesso all'archivio solo dal server di TeamTime, che custodisce le chiavi e controlla ogni richiesta;
Registro Online protetto da password, con ogni Cliente che vede solo i propri dati;
registri tecnici con le sole iniziali dei dipendenti;
posizione letta solo nell'istante della timbratura e solo se il Cliente ha attivato il GPS.

Se TeamTime viene a conoscenza di una violazione che riguarda i dati del Cliente, lo avvisa senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, indicando cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolti e cosa sta facendo per limitare i danni. Così il Cliente può decidere se avvisare il Garante entro le 72 ore previste dall'art. 33 GDPR.

6. Obblighi del Cliente

Il Cliente, come titolare del trattamento, si impegna a:

dare ai propri dipendenti l'informativa sul trattamento delle presenze (art. 13 GDPR), indicando che usa TeamTime;
trattare con TeamTime solo i dati necessari alla rilevazione delle presenze;
prima di attivare il GPS, rispettare le regole sui controlli a distanza dei lavoratori (art. 4 della Legge 300/1970, Statuto dei lavoratori, e art. 114 del Codice privacy), compreso, quando serve, l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro;
custodire le credenziali del Registro Online e avvisare TeamTime se sospetta un accesso non autorizzato.

7. Fine del contratto, verifiche e legge applicabile

Fine dell'abbonamento. Entro 30 giorni dalla fine dell'abbonamento il Cliente può esportare le presenze dal Registro Online. Trascorso questo termine TeamTime cancella i dati dei dipendenti dall'archivio e dai sub-responsabili, salvo diversa istruzione scritta del Cliente o un obbligo di legge.

Verifiche. Su richiesta scritta, TeamTime fornisce entro 30 giorni le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo: descrizione delle misure di sicurezza, elenco aggiornato dei sub-responsabili e relativi contratti. Il Cliente può chiedere verifiche ulteriori, anche tramite un revisore vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni e a proprie spese.

Durata. Questo accordo dura quanto l'abbonamento e continua ad applicarsi finché TeamTime conserva dati del Cliente.

Legge applicabile. Si applicano il GDPR e la legge italiana. Per le controversie è competente il foro di Roma, salvo il foro inderogabile del consumatore.